ארגון אירוע מחייב היערכות מדוקדקת ומקיפה, ובפרט אם צפויים להגיע אורחים רבים. הרשימה הבאה תעזור לכם לוודא שיש לכם את כל הציוד הנחוץ לאירוע, כך שהוא יתנהל ללא תקלות ויספק מקסימום נחת לכל מי שמשתתף או משתתפת בו.
אוהלים ופינות ישיבה
רשימת ציוד לאירוע גדול כוללת כמעט תמיד אוהלים, בין אם לאירוח כל האנשים ובין אם ליצירת מתחמים ספציפיים בתוך האירוע. המבחר הרחב של האוהלים מקנה חופש בחירה מלא ובפרט בין אוהלים פתוחים ואוהלים סגורים – הבחירה היא בהתאם למזג האוויר הצפוי במועד האירוע ולאופיו.
כמו כן חשוב לצייד את האירוע בפינות ישיבה נוחות ואפילו מפנקות. האופציה הבסיסית היא כסאות פלסטיק, אבל אפשר גם להשתמש במערכות ישיבה מעץ, בספות וגם בפופים ופינות שאנטי לטובת האירועים הפחות מכופתרים.
הצללה
אירועים שמתרחשים בשעות היום מחייבים גם הצללה, על-מנת להגן על המשתתפים בהם מפני חשיפה מופרזת לשמש וכדי למנוע הזעת יתר. הצללה לאירוע גדול תתבסס במרבית המקרים על רשת צל, כשחובה לוודא שהיא עומדת בתקן וכן לבחור נכון את מידת הצפיפות שלה, גם כן בהתאם לאופי האירוע וגם לעונת השנה.
הגברה ותאורה
כשמחפשים ציוד לאירוע גדול בדרך כלל מוסיפים לרשימה תאורה והגברה. זהו מרכיב שחשוב במיוחד להיעזר בו באנשי מקצוע מנוסים, לטובת תכנון מדויק. הגברה לא נכונה עלולה לגרום לכך שחלק מהאורחים לא יוכלו ליהנות מהמוזיקה או לשמוע את הנאומים, ועוד בעיה עלולה להיות דציבלים רבים מדי שיפגמו בחוויה של לפחות חלק מהאורחים. תאורה מתוכננת היטב משדרגת את האווירה וגם יוצרת אזורים שונים לטובת חוויות שונות באירוע.
תוספות אפשריות לרשימת ציוד לאירוע גדול
ציוד לאירוע גדול עשוי לכלול גם במה שעליה תתקיים ההופעה או יינשאו הנאומים, גדרות למניעת כניסת גורמים לא רצויים לשטח האירוע, פתרונות חימום וקירור ניידים, שירותים ניידים וגם שלל פריטים קטנים יותר ובהם כלי הגשה, סכו"ם ועוד.
עוד קטגוריה של ציוד נחוץ לאירועים גדולים היא לצורך עיצוב המרחב שבו מתקיים האירוע. מומלץ לדאוג לכל הציוד באופן מרוכז ולנהל את המרכיב הזה בארגון האירוע מול חברה אחת, ותיקה ואמינה.